La administración de un conjunto residencial, condominio o urbanización implica mucho más que gestionar las áreas comunes y el presupuesto. En la actualidad, también conlleva una importante responsabilidad legal: proteger los datos personales de propietarios, residentes, visitantes, trabajadores y proveedores, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).

Aunque muchos administradores consideran que esta normativa aplica únicamente a empresas o entidades públicas, la realidad es distinta. Los conjuntos residenciales y las empresas administradoras realizan diariamente tratamientos de datos personales que los convierten en responsables o encargados del tratamiento, con obligaciones específicas establecidas en la legislación ecuatoriana.

¿Por qué un conjunto residencial trata datos personales?

En el funcionamiento cotidiano de una propiedad horizontal se recopila y utiliza una gran cantidad de información personal, por ejemplo:

• Nombres y apellidos de propietarios, arrendatarios y residentes.
• Número de cédula o pasaporte.
• Copias o fotografías de documentos de identidad.
• Teléfonos y correos electrónicos.
• Placas de vehículos.
• Registros de ingreso y salida de visitantes.
• Imágenes captadas por sistemas de videovigilancia.
• Información de trabajadores, proveedores y contratistas.

Toda esta información constituye datos personales en los términos de la LOPDP y, por tanto, su tratamiento debe cumplir los principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, minimización, seguridad y confidencialidad.

¿La Ley obliga a los conjuntos residenciales a implementar políticas de protección de datos?

La respuesta es sí, aunque la ley no establece expresamente que los conjuntos residenciales deban contar con un documento denominado «Política de Protección de Datos Personales».

La obligación surge del principio de responsabilidad proactiva, previsto en la LOPDP y desarrollado en su Reglamento General, que exige a todo responsable del tratamiento adoptar medidas técnicas, organizativas y jurídicas que permitan demostrar el cumplimiento de la normativa.

En la práctica, esto significa que la administración debe implementar procedimientos internos que regulen cómo se recopilan, utilizan, almacenan, comparten y eliminan los datos personales.

¿Qué ha dicho la Superintendencia de Protección de Datos Personales?

La Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) ha emitido diversos criterios que resultan especialmente relevantes para las propiedades horizontales.

En particular, mediante el Oficio N.° SPDP-IRD-2026-0235-O, la autoridad analizó las obligaciones relacionadas con la designación del Delegado de Protección de Datos para empresas administradoras de urbanizaciones, conjuntos residenciales y propiedades horizontales.

En dicho pronunciamiento, la Superintendencia reconoce expresamente que estas organizaciones realizan tratamientos de datos personales mediante actividades como:

• Control de accesos.
• Registro de visitantes.
• Videovigilancia.
• Administración de propietarios y residentes.
• Gestión de proveedores.
• Almacenamiento de documentos de identidad.

Asimismo, recuerda que dichos tratamientos deben respetar los principios de necesidad, proporcionalidad, finalidad y minimización previstos en la LOPDP.

Aunque este criterio no establece expresamente la obligación de contar con una política interna, sí evidencia que las administraciones deben implementar mecanismos efectivos de cumplimiento para garantizar la protección de los datos personales.

¿Es legal solicitar copia de la cédula a propietarios o visitantes?

Sí, pero únicamente cuando exista una base jurídica que lo justifique y siempre que la medida sea necesaria y proporcional.

La administración debe poder demostrar por qué necesita conservar una copia del documento de identidad y que no existe una alternativa menos invasiva para cumplir la finalidad perseguida.

Solicitar o almacenar fotografías de cédulas de manera indiscriminada podría constituir un tratamiento excesivo y generar riesgos de incumplimiento de la LOPDP.

¿La videovigilancia también está regulada?

Definitivamente sí.

Las imágenes obtenidas mediante cámaras de seguridad constituyen datos personales cuando permiten identificar directa o indirectamente a una persona.

Por ello, los conjuntos residenciales deben implementar medidas como:

• Informar mediante señalización visible sobre la existencia de cámaras.
• Identificar al responsable del tratamiento.
• Definir claramente la finalidad de la videovigilancia.
• Restringir el acceso a las grabaciones.
• Establecer plazos razonables de conservación.
• Evitar el uso de las imágenes para finalidades distintas a la seguridad.

¿Qué documentos debería tener un conjunto residencial para cumplir la LOPDP?

Como parte de un adecuado programa de cumplimiento, es recomendable contar con:

• Política de Protección de Datos Personales.
• Aviso de privacidad para propietarios, residentes, visitantes y proveedores.
• Registro de Actividades de Tratamiento.
• Política de videovigilancia.
• Procedimiento para el ejercicio de derechos de los titulares.
• Política de conservación y eliminación de información.
• Acuerdos de confidencialidad para administradores y personal de seguridad.
• Contratos con encargados del tratamiento cuando exista una empresa administradora.
• Procedimiento para la gestión de incidentes de seguridad.
• Capacitación periódica al personal.

¿Qué riesgos existen por incumplir la Ley?

El incumplimiento de la normativa puede generar investigaciones por parte de la Superintendencia de Protección de Datos Personales y la imposición de medidas correctivas o sanciones administrativas, además del riesgo de reclamaciones por parte de los titulares cuyos derechos hayan sido vulnerados.

Más allá de las posibles sanciones, una gestión inadecuada de la información puede afectar la confianza de propietarios y residentes, así como la reputación de la administración.

Conclusión

La protección de datos personales ya no es una obligación exclusiva de grandes empresas o instituciones financieras. Los conjuntos residenciales, condominios, urbanizaciones y propiedades horizontales administran diariamente información sensible sobre cientos de personas y, por ello, deben adecuar sus procesos a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.

Implementar políticas internas, protocolos de seguridad y procedimientos de cumplimiento no solo reduce riesgos legales, sino que demuestra un compromiso con la privacidad y la transparencia en beneficio de toda la comunidad.

En Sánchez y Barriga abogados te acompañamos en cada paso para la revisión e implementación de la Ley de Protección de Datos Personales en conjuntos residenciales, residencias u oficinas en propiedad horizontal o urbanizaciones.

• Diagnóstico de Cumplimiento de la LOPDP
• Implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales
• Elaboración de la Política de Protección de Datos Personales
• Elaboración del Aviso de Privacidad
• Dirigido a:

Propietarios.

Copropietarios.

Arrendatarios.

Residentes.

Visitantes.

Proveedores.

Trabajadores.

• Elaboración del Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)
• Elaboración del Inventario de Bases de Datos Personales
• Política y Protocolo de Videovigilancia
• Protocolo de Control de Acceso de Visitantes
• Elaboración de Cláusulas de Protección de Datos
• Contratos de Encargado del Tratamiento
• Acuerdos de Confidencialidad (NDA)
• Procedimiento para Atención de Derechos de los Titulares
• Procedimiento para Gestión de Incidentes y Brechas de Seguridad
• Asesoría en Conservación y Eliminación de Datos
• Evaluación Jurídica de Formularios
• Revisión Legal del Sistema de Videovigilancia
• Asesoría para Designación del Delegado de Protección de Datos (DPD)
• Capacitación para Administradores y Personal