En el contexto actual de la protección de datos personales, las empresas extranjeras que tratan, administran o procesan datos personales obtenidos en el Ecuador deben cumplir con una obligación legal fundamental: designar un apoderado especial en el país. Esta medida busca garantizar el respeto a los derechos de los titulares de datos personales y facilitar la supervisión por parte de las autoridades ecuatorianas.
¿Por qué es necesario nombrar un apoderado especial?
La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su reglamento establecen que los responsables y encargados del tratamiento de datos personales que no estén domiciliados en Ecuador deben designar un apoderado especial en el país. Esta figura actúa como representante legal ante instancias administrativas y judiciales en materia de protección de datos personales.
¿Cuáles son los requisitos para el apoderado especial?
El apoderado especial puede ser una persona natural o jurídica domiciliada en Ecuador. En el caso de personas naturales, deben ser ecuatorianas domiciliadas o extranjeras con residencia en el país.
¿Cuáles son las funciones del apoderado especial?
Las principales funciones del apoderado especial incluyen:
- Representación legal: Actuar en nombre del responsable o encargado del tratamiento ante las autoridades ecuatorianas.
- Atención a titulares de datos: Gestionar y tramitar las solicitudes o quejas presentadas por los titulares de datos personales en ejercicio de sus derechos.
- Cumplimiento normativo: Asegurar que el tratamiento de datos personales se realice conforme a la legislación ecuatoriana vigente.
¿Cuál es el procedimiento para la designación del apoderado especial?
La designación del apoderado especial debe realizarse mediante un poder notariado que otorgue facultades amplias y suficientes para las funciones mencionadas. Este poder si proviene del extranjero debe estar traducido al castellano de ser el caso y apostillado y debe ser registrado ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP)
¿Quiénes deben registrar un apoderado especial?
Según la Resolución Nº SPDP-SPDP-2024-0002-R, deben registrar un apoderado especial las empresas extranjeras que, sin estar domiciliadas en Ecuador:
- Ofrecen bienes y/o servicios a titulares de datos personales residentes en Ecuador.
- Realizan control de comportamiento de titulares de datos en territorio ecuatoriano, ya sea de forma física, virtual o remota.
El poder otorgado debe ser amplio y suficiente, permitiendo al apoderado representar a la empresa ante instancias administrativas y judiciales en materia de protección de datos personales. Si el poder es otorgado en el extranjero, debe estar apostillado o certificado
¿Cuál es el procedimiento de registro ante la SPDP?
El registro del apoderado especial se realiza mediante una solicitud firmada electrónicamente a través de la plataforma de la SPDP.
La SPDP evaluará la suficiencia del poder y la idoneidad del apoderado. Si la documentación cumple con los requisitos, se procederá al registro y se notificará a la empresa. En caso de observaciones, la empresa tendrá un plazo para subsanarlas; de no hacerlo, el trámite concluirá de pleno derecho.
Obligaciones adicionales para las empresas
Además del registro del apoderado especial, las empresas deben cumplir con otras obligaciones ante la SPDP:
- Presentar un acuerdo de corresponsabilidad o encargo de tratamiento.
- Registrar las actividades de tratamiento de datos personales.
- Realizar un análisis de riesgos por cada actividad de tratamiento.
- Detallar el flujo de datos personales involucrados.
- Implementar medidas de seguridad para la comunicación y transferencia de datos.
- Presentar códigos de autorregulación, si los tienen.
¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento?
El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones por parte de la SPDP, que incluyen multas y otras medidas correctivas. Además, la falta de un apoderado especial puede dificultar la defensa de los derechos de los titulares de datos personales y la supervisión por parte de las autoridades ecuatorianas
Conclusión
Para las empresas extranjeras que realizan actividades de tratamiento de datos personales en Ecuador, la designación de un apoderado especial no es solo una obligación legal, sino una práctica que fortalece la confianza de los clientes y usuarios. Cumplir con esta disposición demuestra un compromiso con la protección de datos personales y con el respeto a la legislación ecuatoriana en la materia.
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